Sera ya Faragha
Jinsi Shays Estate inavyokusanya, kutumia na kulinda data binafsi chini ya PDPA 2022 ya Tanzania.
1. Utangulizi na wigo
Shays General Investment Company Limited (“Shays Estate”, “sisi”) inaendesha mfumo wa usimamizi wa mali isiyohamishika kwenye https://www.shaysestate.com na portal zinazohusiana za wafanyakazi, wapangaji na mawakala (dalali).
Sera hii inaeleza jinsi tunavyokusanya, kutumia, kuhifadhi na kulinda data binafsi kulingana na Sheria ya Ulinzi wa Data Binafsi ya Tanzania, 2022 (PDPA), kanuni zake, na kanuni nzuri za kimataifa ikiwemo kanuni za GDPR pale zinapolingana.
Inatumika kwa wafanyakazi wanaoingia kwenye dashibodi, wapangaji wanaotumia portal, mawakala, na wageni wanaotuma maombi au malipo kupitia mfumo.
2. Data tunayokusanya
Tunakusanya tu data inayohitajika kuendesha mikataba ya kukodisha, malipo, mawasiliano na usalama wa mfumo:
- Utambulisho: jina kamili, jinsia, namba ya kitambulisho (NIDA au aina nyingine), pasipoti (ikihitajika), picha, kazi, dini/asili pale zimejazwa.
- Mawasiliano: namba ya simu, simu mbadala, barua pepe, anwani ya makazi au ofisi.
- Mali na mikataba: nyumba/chumba, muda wa mkataba, kodi, maji, dhamana, notisi za kuondoka, na hati zinazohusiana.
- Fedha: risiti za malipo, ankara, kiasi cha kodi/maji, uthibitisho wa malipo, na kumbukumbu za malipo yaliyohalalishwa au kufutwa.
- Mawasiliano ya mfumo: SMS (NextSMS), barua pepe, chat ya portal, na machapisho kwenye makundi ya wapangaji.
- Matumizi ya mfumo: anwani ya IP, kumbukumbu za kuingia/kushindwa kuingia, vikao, na kumbukumbu za shughuli za wafanyakazi (audit logs).
3. Jinsi tunavyotumia data
Tunatumia data binafsi kwa madhumuni halali ya biashara ya mali isiyohamishika:
- Kusajili wapangaji, kuthibitisha utambulisho, na kusimamia mikataba.
- Kukusanya kodi, kutoa ankara/risiti, na kufuatilia deni.
- Kutuma arifa za SMS na barua pepe (kumbusho za kodi, notisi, OTP/2FA, arifa za wafanyakazi).
- Kuendesha portal ya wapangaji, chat, makundi, na ufikiaji wa mawakala.
- Kulinda akaunti (majukumu, 2FA, kufunga akaunti, na uchunguzi wa usalama).
- Kutimiza wajibu wa kisheria, kodi, au maombi ya mamlaka yenye mamlaka.
5. Usalama na muda wa kuhifadhi
Tunatumia HTTPS/SSL, udhibiti wa ufikiaji kwa majukumu (role-based), siri zilizofichwa (hashed passwords), vikao salama, na kumbukumbu za shughuli.
Data huhifadhiwa muda unaohitajika kwa mikataba, uhasibu, madai, na mahitaji ya kisheria. Baada ya hapo, inafutwa au kufanywa isiyotambulika pale inapowezekana. Akaunti za wapangaji zilizofutwa zinaweza kuhifadhiwa kwa kumbukumbu ya ndani kabla ya kufutwa kabisa.
6. Haki zako (data subject)
Chini ya PDPA 2022 unaweza:
- Kuomba nakala ya data yako binafsi tuliyonayo.
- Kuomba kusahihisha data isiyo sahihi au isiyo kamili.
- Kuomba kufuta au kuweka kikomo usindikaji, pale sheria inaporuhusu.
- Kupinga matumizi fulani yasiyo ya lazima (mf. arifa zisizo muhimu).
- Kuwasilisha malalamiko kwa mamlaka husika ya ulinzi wa data nchini Tanzania.
Baadhi ya maombi yanaweza kukataliwa pale sheria inapotulazimisha kuhifadhi rekodi (mf. mikataba au malipo).
7. Vidakuzi na vifaa
Tunatumia vidakuzi / hifadhi ya kivinjari kwa kuingia, lugha, theme, na mipangilio ya ufikivu. Programu (PWA) inaweza kuhifadhi data kidogo kwenye kifaa chako ili kufanya kazi mtandaoni.
8. Watoto
Mfumo haukusudiwi watoto chini ya miaka 18. Hatusajili kimakusudi watoto kama wapangaji au watumiaji wa portal.
9. Mawasiliano
Kwa maswali ya faragha au maombi ya data, wasiliana nasi kupitia barua pepe moja ya ofisi:
- Barua pepe: info@shaysestate.com
- Anwani: P.O. BOX 60000, Mapinga, Pwani, Tanzania
- Tovuti: https://www.shaysestate.com
Tutajibu maombi yako ndani ya muda unaofaa kulingana na PDPA. Sera hii inaweza kusasishwa; toleo jipya litaonyeshwa kwenye ukurasa huu.